Η συμμόρφωση βρίσκεται σε σημείο καμπής. Δεν αρκεί πλέον η ύπαρξη πολιτικών και εγγράφων. Αυτό που μετρά είναι η ικανότητα μιας επιχείρησης να αποδεικνύει καθημερινά ότι διαχειρίζεται ουσιαστικά τους κινδύνους της και παραμένει ανθεκτική απέναντι σε ένα ολοένα πιο απαιτητικό και αβέβαιο περιβάλλον.
Ο Αλέξης Μιχαήλ, Εμπορικός Διευθυντής της Copla για Κύπρο, Μάλτα και Ελλάδα εξηγεί πώς η Εταιρεία μετασχηματίζει μια χρονοβόρα και κατακερματισμένη διαδικασία σε ένα δομημένο, αυτοματοποιημένο σύστημα, που συνδέει κινδύνους, ελέγχους και αποδεικτικά στοιχεία, μειώνοντας το κόστος, εξαλείφοντας το άγχος των ελέγχων και μετατρέποντας τη συμμόρφωση σε πραγματικό μοχλό ανάπτυξης.
- Ποιες είναι οι μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν σήμερα οι εταιρείες σε θέματα συμμόρφωσης και πώς βοηθά η Copla στην επίλυσή τους;
- Οι εταιρείες δυσκολεύονται με τη συμμόρφωση για αρκετούς λόγους.
Πρώτον, η διαδικασία παραμένει σε μεγάλο βαθμό χειροκίνητη. Οι ομάδες διαχειρίζονται τους κινδύνους σε υπολογιστικά φύλλα, συντάσσουν τεκμηρίωση από το μηδέν και κυνηγούν πληροφορίες από διαφορετικά τμήματα του οργανισμού. Αυτό απαιτεί πολύ χρόνο και, συχνά, το αποτέλεσμα δεν είναι ποιοτικό.
Δεύτερον, υπάρχει μεγάλη αβεβαιότητα. Οι εταιρείες αφιερώνουν σημαντικό χρόνο απλώς για να κατανοήσουν τι ακριβώς τις αφορά και τι πρέπει να θέσουν σε προτεραιότητα.
Και τρίτον, όλα είναι κατακερματισμένα. Κρίσιμα στοιχεία της συμμόρφωσης, όπως οι κίνδυνοι, η τεκμηρίωση, τα αποδεικτικά στοιχεία και οι έλεγχοι, βρίσκονται σε διαφορετικά σημεία, με αποτέλεσμα να μην υπάρχει ένα σαφές και ενιαίο σύστημα - και οι έλεγχοι να μετατρέπονται σε αγχωτικές ασκήσεις της τελευταίας στιγμής.
Εμείς μετατρέπουμε τη συμμόρφωση σε ένα δομημένο και καθοδηγούμενο σύστημα. Αντί οι εταιρείες να ξεκινούν από λευκή σελίδα, μπορούν να δημιουργούν αυτόματα το μητρώο κινδύνων τους με βάση τα περιουσιακά τους στοιχεία και τις επιχειρησιακές τους διαδικασίες. Παράλληλα, η τεκμηρίωση δημιουργείται και συντηρείται αυτόματα, βάσει του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί πραγματικά η επιχείρηση.
Την ίδια στιγμή, η πλατφόρμα καθοδηγεί τις ομάδες βήμα προς βήμα - από την κατανόηση των απαιτήσεων, μέχρι την εφαρμογή των ελέγχων και τη διαρκή διατήρηση ετοιμότητας για έλεγχο.
Έτσι, αντί οι εταιρείες να διαχειρίζονται τη συμμόρφωση χειροκίνητα, μεταβαίνουν σε ένα σύστημα, όπου οι κίνδυνοι, η τεκμηρίωση και τα αποδεικτικά στοιχεία είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους - και πάντοτε επικαιροποιημένα.
- Πώς βοηθά η Copla τις κυπριακές επιχειρήσεις να περάσουν από την απλή «συμμόρφωση για το θεαθήναι» σε ουσιαστική διαχείριση κινδύνου και επιχειρησιακή ανθεκτικότητα;
- Η επιφανειακή συμμόρφωση σημαίνει τη δημιουργία πολιτικών, τη συμπλήρωση απαιτήσεων και την προετοιμασία τεκμηρίωσης κυρίως για σκοπούς ελέγχου. Το πρόβλημα είναι ότι αυτό, από μόνο του, δεν αποδεικνύει τίποτα. Δείχνει ότι κάτι υπάρχει «στα χαρτιά», όχι όμως ότι λειτουργεί και στην πράξη. Είναι χαρακτηριστικό ότι η πλειονότητα των εταιρειών που έχουν δεχθεί κυβερνοεπίθεση διέθεταν, για παράδειγμα, πιστοποίηση ISO 27001.
Αυτό που κάνουμε στην Copla είναι να μετατοπίζουμε τη συμμόρφωση από την τεκμηρίωση στην εκτέλεση. Αντί να περιοριζόμαστε στην απλή καταγραφή απαιτήσεων, η πλατφόρμα τις μετατρέπει σε μια δομημένη διαδικασία. Ξεκινά με την κατανόηση των περιουσιακών στοιχείων και των επιχειρησιακών διαδικασιών, στη συνέχεια δημιουργεί αυτόματα τους σχετικούς κινδύνους, τους συνδέει με τον πραγματικό τους αντίκτυπο μέσω business impact analysis και μεταφράζει τα πάντα σε σαφείς ελέγχους και συγκεκριμένες ενέργειες.
Η τεκμηρίωση παράγεται με βάση το τι πραγματικά κάνει η εταιρεία, ενώ τα αποδεικτικά στοιχεία συλλέγονται συνεχώς, καθώς εκτελείται η καθημερινή εργασία.
Έτσι, όταν μια επιχείρηση χρειάζεται να αποδείξει συμμόρφωση, δεν παρουσιάζει στατικά έγγραφα - παρουσιάζει ένα ζωντανό σύστημα, στο οποίο οι κίνδυνοι διαχειρίζονται ενεργά, οι έλεγχοι εφαρμόζονται και τα πάντα είναι ιχνηλάσιμα.
Αυτή είναι και η ουσιαστική διαφορά: η μετάβαση από το να αποδεικνύεις ότι «υπάρχει συμμόρφωση», στο να αποδεικνύεις ότι η διαχείριση κινδύνου και η ανθεκτικότητα λειτουργούν πραγματικά στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.
- Δεδομένου ότι το παγκόσμιο κόστος του κυβερνοεγκλήματος το 2025 προβλέπεται να είναι 294 φορές μεγαλύτερο από το ΑΕΠ της Κύπρου, ποια είναι η στρατηγική σημασία της πλατφόρμας σας για την τοπική αγορά;
- Αυτή η σύγκριση δείχνει πόσο μεγάλος και συστημικός έχει γίνει πλέον ο κίνδυνος. Ο κυβερνοκίνδυνος δεν είναι πια μόνο ζήτημα πληροφορικής - είναι επιχειρηματικός κίνδυνος, που επηρεάζει άμεσα τη λειτουργία, τις συνεργασίες και την ανάπτυξη μιας εταιρείας.
Για εταιρείες σε αγορές όπως η κυπριακή, και ιδιαίτερα στους τομείς του fintech και των χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, αυτό μεταφράζεται σε κάτι πολύ συγκεκριμένο: πελάτες, συνεργάτες και ρυθμιστικές αρχές δεν ρωτούν πλέον απλώς αν υπάρχουν πολιτικές· ζητούν να δουν αν η διακυβέρνηση και η διαχείριση κινδύνων λειτουργούν πράγματι στην πράξη.
Η συμμόρφωση έχει μετακινηθεί από την τεκμηρίωση στην επιχειρησιακή ικανότητα.
Αυτό σημαίνει ότι οι εταιρείες δεν αρκεί να δείχνουν πως «υπάρχει συμμόρφωση» - πρέπει να αποδεικνύουν ότι η διακυβέρνησή τους λειτουργεί, ότι οι κίνδυνοι διαχειρίζονται ενεργά και ότι διαθέτουν πραγματική επιχειρησιακή ανθεκτικότητα.
Και αυτό έχει άμεσο επιχειρηματικό αντίκτυπο. Σε μια αγορά, όπου η εμπιστοσύνη είναι κρίσιμη, οι εταιρείες που μπορούν να αποδείξουν ξεκάθαρα ότι διαθέτουν δομημένη διαχείριση κινδύνων και ανθεκτικότητα γίνονται πιο εύκολοι συνεργάτες, περνούν ταχύτερα διαδικασίες due diligence και τοποθετούνται ισχυρότερα απέναντι σε ρυθμιστικές αρχές και επενδυτές.
Επομένως, η στρατηγική αξία δεν περιορίζεται στην κάλυψη κανονιστικών απαιτήσεων - αφορά τη δημιουργία ενός συστήματος εμπιστοσύνης που υποστηρίζει την ανάπτυξη.
- Πώς βοηθά η Copla τις ομάδες να αποφεύγουν τον διπλό φόρτο εργασίας όταν πρέπει να ακολουθούν ταυτόχρονα πολλαπλά πλαίσια, όπως DORA, NIS2 και ISO 27001;
- Ένα από τα μεγαλύτερα κρυφά κόστη της συμμόρφωσης είναι η επανάληψη της ίδιας εργασίας. Πολλές εταιρείες αντιμετωπίζουν κάθε πλαίσιο ξεχωριστά. Προετοιμάζονται για το ISO 27001, μετά ξεκινούν ξανά για το DORA και στη συνέχεια πάλι από την αρχή για το NIS2. Παρότι πολλοί από τους βασικούς ελέγχους και τις απαιτήσεις είναι παρόμοιοι, η ίδια δουλειά επαναλαμβάνεται πολλές φορές.
Αυτό δεν είναι απλώς αναποτελεσματικό - δημιουργεί και ασυνέπειες, ενώ κάνει τη διατήρηση της συμμόρφωσης πιο δύσκολη με την πάροδο του χρόνου.
Στην Copla αλλάζουμε αυτήν την προσέγγιση ριζικά.Αντί να διαχειριζόμαστε κάθε πλαίσιο χωριστά, δημιουργούμε ένα ενιαίο σύστημα, στο οποίο όλα είναι συνδεδεμένα. Οι κίνδυνοι, οι έλεγχοι, η τεκμηρίωση και τα αποδεικτικά στοιχεία δημιουργούνται μία φορά και στη συνέχεια χαρτογραφούνται αυτόματα σε πολλαπλά πλαίσια.
Έτσι, όταν μια εταιρεία ορίζει, για παράδειγμα, τον έλεγχο πρόσβασης ή τη διαχείριση περιστατικών, δεν χρειάζεται να τα αναδημιουργεί για κάθε κανονισμό. Είναι ήδη συνδεδεμένα με το DORA, το ISO 27001, το NIS2 και άλλα πλαίσια.
Τελικά, αυτό σημαίνει ταχύτερους ελέγχους, ευκολότερη επέκταση σε νέες αγορές και μια πολύ πιο βιώσιμη διαδικασία συμμόρφωσης.
- Μπορείτε να μας εξηγήσετε πώς το “Copla Registry” επιταχύνει έως και 5 φορές τη διαχείριση των εξωτερικών παρόχων ΤΠΕ, που αποτελεί μία από τις πιο δύσκολες απαιτήσεις του DORA;
- Η διαχείριση των εξωτερικών παρόχων ΤΠΕ στο πλαίσιο του DORA είναι μία από τις πιο σύνθετες εργασίες συμμόρφωσης - ειδικά όταν γίνεται μέσα από spreadsheets. Οι ομάδες καταλήγουν να διπλοκαταχωρίζουν δεδομένα σε πολλαπλούς πίνακες, να δυσκολεύονται να διατηρήσουν τη συνέπεια των πληροφοριών και να διορθώνουν λάθη την τελευταία στιγμή.
Με το Copla Registry αυτό αλλάζει πλήρως. Τα δεδομένα εισάγονται μία φορά και οργανώνονται αυτόματα σε όλους τους απαιτούμενους πίνακες του μητρώου, με ενσωματωμένους ελέγχους εγκυρότητας και συνεχή ενημέρωση.
Έτσι οι ομάδες μπορούν να μειώσουν τον φόρτο εργασίας έως και πέντε φορές, διατηρώντας παράλληλα τα δεδομένα τρίτων παρόχων ακριβή, ιχνηλάσιμα και διαρκώς έτοιμα για τις ρυθμιστικές αρχές.
- Ποιο είναι το πραγματικό οικονομικό όφελος για μια εταιρεία; Ισχύει ότι στην περίπτωση της FMpay η εξοικονόμηση ξεπέρασε τις €60.000;
- Το οικονομικό όφελος προκύπτει από την αφαίρεση ενός μεγάλου όγκου χειροκίνητης εργασίας και την αντικατάστασή του από ένα σύστημα.
Η χειροκίνητη διαχείριση της συμμόρφωσης δημιουργεί κρυφά κόστη - χρόνο που δαπανάται για τη δημιουργία μητρώων κινδύνου, τη σύνταξη τεκμηρίωσης, την προετοιμασία ελέγχων και τον συντονισμό μεταξύ διαφορετικών ομάδων. Αυτό που κάνουμε είναι να εξαλείφουμε ένα σημαντικό μέρος αυτής της προσπάθειας.
Στην περίπτωση της FMpay, αυτό μεταφράστηκε σε πολύ απτά αποτελέσματα. Αντί να προσλάβουν εσωτερικούς πόρους συμμόρφωσης και να διαχειρίζονται τα πάντα χειροκίνητα, κατάφεραν να αποφορτίσουν περίπου το 80% του σχετικού φόρτου εργασίας και να πετύχουν καθαρή εξοικονόμηση άνω των €60.000. Όμως ο οικονομικός αντίκτυπος δεν περιορίζεται μόνο στην άμεση εξοικονόμηση κόστους.
Η εταιρεία μπόρεσε να εξασφαλίσει ταχύτερα ρυθμιστική έγκριση και να διαθέσει περισσότερους πόρους στην ανάπτυξη της δραστηριότητάς της αντί στη διαχείριση της συμμόρφωσης. Εκεί βρίσκεται και η πραγματική αξία: η συμμόρφωση παύει να είναι ένα κέντρο κόστους και μετατρέπεται σε μοχλό ανάπτυξης.
Γενικότερα, βλέπουμε εταιρείες να μειώνουν τον φόρτο εργασίας συμμόρφωσης έως και κατά 80–90%, ενώ ταυτόχρονα περιορίζουν σημαντικά την ανάγκη για εξωτερικούς συμβούλους ή νέες εσωτερικές προσλήψεις.
Άρα, το οικονομικό όφελος είναι διπλό: άμεσο, μέσω εξοικονόμησης κόστους, και έμμεσο, μέσω ταχύτερης επέκτασης, καλύτερης αξιοποίησης πόρων και ισχυρότερης θέσης σε ρυθμιζόμενες αγορές.
- Τι σημαίνει στην πράξη μια «καθοδηγούμενη διαδικασία» και πώς βοηθά τις εταιρείες που δεν διαθέτουν εξειδικευμένη γνώση συμμόρφωσης;
- Στην πράξη, «καθοδηγούμενη διαδικασία» σημαίνει ότι οι εταιρείες δεν χρειάζεται να προσπαθούν να κατανοήσουν και να οργανώσουν τη συμμόρφωση μόνες τους.
Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις σήμερα είναι ότι δεν υπάρχουν αρκετοί έμπειροι επαγγελματίες κυβερνοασφάλειας και συμμόρφωσης, ιδιαίτερα για μικρότερες ή αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις. Την ίδια στιγμή, πλαίσια όπως το DORA, το NIS2 ή το ISO 27001 είναι σύνθετα και απαιτούν δομημένη προσέγγιση.
Αυτό που κάνουμε στην Copla είναι να μεταφράζουμε αυτή την πολυπλοκότητα σε μια βήμα-βήμα διαδικασία.
Αντί ο χρήστης να ξεκινά από λευκή σελίδα, η πλατφόρμα τον καθοδηγεί μέσα από το τι πρέπει να γίνει. Θέτει τις σωστές ερωτήσεις, με βάση τη δομή και τις ανάγκες της κάθε εταιρείας, και χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για να δημιουργήσει αυτόματα βασικά παραδοτέα, όπως μητρώα κινδύνων και τεκμηρίωση.
Στη συνέχεια, μεταφράζει τις απαιτήσεις σε σαφείς ελέγχους και συγκεκριμένες εργασίες, καθοδηγώντας τις ομάδες στην εκτέλεση - δείχνοντάς τους τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια και με ποιον τρόπο.
Έτσι, αντί οι εταιρείες να βασίζονται σε βαθιά εσωτερική τεχνογνωσία για κάθε στάδιο, διαθέτουν ένα σύστημα που τους παρέχει δομή και κατεύθυνση.
Το αποτέλεσμα είναι ότι οι ομάδες μπορούν να προχωρούν με αυτοπεποίθηση, να λαμβάνουν συνεπείς αποφάσεις και να διατηρούν τη συμμόρφωση - ακόμη και χωρίς μεγάλες ή εξειδικευμένες ομάδες συμμόρφωσης.
- Γιατί οι έλεγχοι δημιουργούν σήμερα τόσο μεγάλο άγχος στις εταιρείες και πώς βοηθά η Copla να παραμένουν διαρκώς audit-ready;
- Οι έλεγχοι είναι αγχωτικοί, επειδή οι περισσότερες εταιρείες προετοιμάζονται για αυτούς χειροκίνητα και αντιδραστικά.
Τα αποδεικτικά στοιχεία είναι συχνά διάσπαρτα σε διαφορετικά συστήματα -σε έγγραφα, emails, φακέλους- και οι ομάδες αρχίζουν να τα συλλέγουν και να τα οργανώνουν, μόνο όταν πλησιάζει ο έλεγχος. Αυτό δημιουργεί πολλή δουλειά της τελευταίας στιγμής, πίεση και αυξημένο κίνδυνο για ελλιπή ή ασυνεπή στοιχεία. Αυτό που κάνουμε στην Copla είναι να μετατρέπουμε αυτή τη διαδικασία από μια εφάπαξ προσπάθεια σε μια συνεχή λειτουργία.
Αντί η συλλογή αποδεικτικών στοιχείων να γίνεται λίγο πριν από έναν έλεγχο, η πλατφόρμα τα καταγράφει και τα οργανώνει ως μέρος της καθημερινής εργασίας. Καθώς οι έλεγχοι εφαρμόζονται και οι ενέργειες ολοκληρώνονται, τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία αποθηκεύονται, συνδέονται και διατηρούνται αυτόματα επικαιροποιημένα.
Παράλληλα, το σύστημα εξασφαλίζει ότι όλα είναι δομημένα και ιχνηλάσιμα, ώστε οι εταιρείες να έχουν πάντοτε σαφή εικόνα της κατάστασης συμμόρφωσής τους. Έτσι, όταν έρθει η στιγμή του ελέγχου, δεν χρειάζεται να ξαναχτίσουν τίποτα από την αρχή.
Μπορούν να παράγουν άμεσα όσα χρειάζονται οι ελεγκτές, με τη βεβαιότητα ότι οι πληροφορίες είναι πλήρεις και συνεπείς.
Αυτό είναι που αφαιρεί το άγχος: η μετάβαση από την προετοιμασία της τελευταίας στιγμής στη συνεχή ετοιμότητα.
- Γιατί επιλέξατε τον γορίλα με τα ροζ γυαλιά ως σύμβολο της εταιρείας και ποιο είναι το βασικό μήνυμα που θέλετε να στείλετε στους Κύπριους επιχειρηματίες;
- Ο γορίλας αποτυπώνει τη βασική ιδέα πίσω από την Copla. Ο γορίλας είναι ένα προστατευτικό ζώο. Προστατεύει την ομάδα του και αντιδρά, όταν κάτι δεν πάει σωστά. Έτσι βλέπουμε κι εμείς τη συμμόρφωση - όχι ως ένα σύνολο εγγράφων, αλλά ως κάτι που προστατεύει ενεργά την επιχείρηση.
Τα γυαλιά προσθέτουν ένα ακόμη επίπεδο συμβολισμού. Πολλές εταιρείες εξακολουθούν να βλέπουν τη συμμόρφωση μέσα από αυτό που θα λέγαμε «ροζ γυαλιά». Πιστεύουν ότι αφορά κυρίως πολιτικές και τεκμηρίωση, κάτι που ετοιμάζεται για τους ελέγχους. Στην πραγματικότητα, όμως, η συμμόρφωση σήμερα αφορά την απόδειξη ότι η διαχείριση κινδύνων και η διακυβέρνηση λειτουργούν πραγματικά στην πράξη.
Ταυτόχρονα, ο γορίλας είναι χαμογελαστός και προσιτός. Αυτό είναι σημαντικό για εμάς, γιατί παρότι η συμμόρφωση είναι ένα σοβαρό θέμα, δεν πρέπει να μοιάζει υπερβολικά δύσκολη ή απρόσιτη.
Άρα το μήνυμα είναι διπλό: να παίρνουμε τη συμμόρφωση σοβαρά, αλλά χωρίς να την κάνουμε αχρείαστα πολύπλοκη. Για τους Κύπριους επιχειρηματίες, αυτό σημαίνει να χτίζουν συστήματα που προστατεύουν την επιχείρησή τους και ταυτόχρονα στηρίζουν την ανάπτυξη - αντί να βασίζονται σε υποθέσεις ή σε προετοιμασία της τελευταίας στιγμής.
